SELECT * FROM secciones WHERE estado="1" AND titulo="Comunicación eficiente con proveedores y clientes"
Comunicación eficiente con proveedores y clientes | Sistema de gestión documental

Las empresas son conscientes de que la buena comunicación y el intercambio de información oportuno entre sus proveedores y clientes son factores claves para lograr mantener procesos eficientes y relaciones duraderas. 

 

Sin embargo, en la práctica, alcanzar esta comunicación e intercambio de información eficiente con proveedores y clientes no resulta tan sencillo, ya que existen muchas áreas involucradas, retrasos en la respuesta de llamados y correos, descontrol en la gestión documental y pérdida de documentación física en almacenes, así como las demoras intencionales que ocasionan retrasos en los pagos y debilitan la confianza entre proveedores y clientes.

 

¿Cómo podemos evitar esto? ¿Qué pueden hacer las empresas para mejorar el intercambio de documentación con sus proveedores y clientes? ¿Cómo pueden garantizar una gestión documental eficiente? La respuesta a todas estas interrogantes es: Sistema de Gestión Documental.

 

Un sistema de gestión documental, permite a las organizaciones administrar de forma eficiente sus documentos, ya que podrán digitalizar y consultar de manera centralizada todos los archivos más valiosos de la empresa.

 

La gestión digital de documentos se traduce en menos horas de trabajo destinadas a la gestión documental tradicional, es decir, la administración de documentos en papel: impresión, firma, distribución, recolección, control, almacenamiento, búsquedas, entre otras tareas.

 

Vamos a explorar el siguiente escenario: una situación muy común en una organización es que un cliente solicite un documento para poder avanzar con el proceso de pago de un proveedor, como, por ejemplo, solicitud de un remito conformado; y mientras el proveedor no encuentre este archivo, el cobro del servicio puede retrasarse por días y hasta meses (todo esto si no ocurre el peor escenario posible: la pérdida de este archivo). Este tipo de situaciones pueden evitarse con la implementación de un sistema de gestión documental.

 

En Zetech, desarrollamos una solución completa y transversal para la administración de toda la documentación de la empresa: NosConecta. Con este sistema de gestión documental las organizaciones pueden automatizar y centralizar el intercambio de documentos e información con sus proveedores y clientes.

 

En este poderoso gestor documental, las compañías pueden manejar grandes grupos de documentos y canalizar todas las consultas en un sólo lugar: cuentas por pagar, órdenes de compra, facturas, retenciones, estado de la cuenta corriente, remitos, contratos y mucho más.

 

Gracias al sistema integral de gestión de documentación digital de NosConecta, se mejora significativamente la entrega y recepción de documentos entre clientes y proveedores de manera más segura y confidencial. Adicionalmente, se simplifican procesos empresariales como la importación, digitalización y búsqueda de archivos; el workflows de autorizaciones, la interacción diaria con proveedores (solicitud de información acerca de trámites y facturas); la captura datos claves de documentación (automatización del proceso); la creación y llenado de formularios electrónicos con firma electrónica y/o digital; la integración con los sistemas ERP (Sistema de planificación de recursos empresariales) y  la validación de CAE; la posibilidad de generación de reportes y métricas,  entre muchos otros.

 

Exploremos otro ejemplo, considerando a un empleado del sector de Facturación y Cuentas por Pagar, que diariamente recibe un gran volumen de facturas, las cuales deben controlar individualmente los valores que han sido facturados, la recepción de los productos o servicios correspondiente a esta cuenta y el saldo de la orden de compra; todo esto antes de cargarlos en su sistema interno. A pesar de los avances de la tecnología, en esta empresa hipotética continúan trabajando como hacían hace más de 35 años, pero con un mayor número de facturas que no sólo llegan en formato papel sino también digitalmente; lo que agrega mayor complejidad a todo el proceso y produce inevitablemente errores, demoras y altos costos operativos.

 

 

Con NosConecta esta dinámica cambia completamente. Nuestra plataforma procesa las facturas que llegan vía correo electrónico, digitaliza las que continúan llegando en el formato tradicional del papel y, lo más sustancial, permite que los proveedores realicen la carga de sus facturas directamente en el portal. Esto, no sólo permite que la empresa despapelice sus procesos sino que ayuda a realizar un ahorro considerable de tiempo en todo el proceso de facturación, ya que el sistema captura automáticamente los datos, realiza los controles necesarios contra las órdenes de compra y los informes de recepciones, verifica los datos cargados a través de los servicios web de AFIP, gestiona las aprobaciones necesarias, exporta los datos de la factura directamente en el ERP y permite a los proveedores consultar el estado de sus facturas, órdenes de pago y certificados de retención, lo que reduce significativamente las consultas telefónicas innecesarias.

 

Pero lo mejor de todo esto es que, como ya se estableció previamente, NosConecta es una solución transversal, que puede ayudar a optimizar los procesos de múltiples áreas de la empresa, ya que este sistema de gestión documental e intercambio de información entre proveedores y clientes se puede programar con los módulos exactos de acuerdo con las necesidades que tengan los equipos, como finanzas, logística, legales y muchas más.

 

NosConecta es la solución perfecta para garantizar una comunicación eficiente y, en consecuencia, una relación estable y duradera con tus proveedores y clientes; mientras que la empresa ahorra tiempo, dinero y recursos simultáneamente; y permite que sus empleados ocupen su tiempo en actividades de valor para toda la compañía.

 

Comuníquese con nuestro equipo y conozca todas las soluciones que NosConecta tiene para ofrecerle para mejorar significativamente su comunicación con proveedores y clientes: remitos conformados, contratos digitales, formularios digitales, firma electrónica, gestión de facturas de proveedores, portal de proveedores y mucho más.

 

¡Contactar!

Optimiza la comunicación con tus clientes y proveedores con NosConecta