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La importancia de gestionar bien los documentos | Sistema de gestión documental

La gestión de documentos es una de las prioridades de todas las empresas. Pero no se trata de un interés reciente. La diferencia es que han ido cambiando los métodos a los que se puede acceder para garantizar su efectividad


¿Por qué es importante prestar atención a la gestión de documentos?

Con el paso de los años y las nuevas modalidades incorporadas en la empresas, se ha producido un aumento considerable en la cantidad de documentos, tanto administrativos, como operativos y justificativos. Sin lugar a dudas, la digitalización de los documentos se ha convertido en uno de los más importantes caballos de batalla para el orden y la preservación de los mismos.


Pero, ¿por qué en realidad es tan importante gestionar bien los documentos? Bueno, en muchos casos nos hemos encontrado con que el documento constituye en sí mismo el activo más importante de una empresa o de una organización. De hecho, hay casos en los que ese documento en el que se sustenta la mayor parte del trabajo.


¿Qué es en realidad la gestión de documentos?


Por definición, la gestión documental o gestión de documentos consiste en el control eficiente y sistemático de la creación, la recepción, la conservación el uso y la disposición de los documentos que se encuentran o circulan por una empresa o institución.


Si bien parece sencillo, no es tarea fácil la implementación de un buen y eficaz sistema de gestión de documentos. Esto se debe a que son muchos los problemas que se suelen presentar a la hora de gestionar la documentación en las empresas. Entre los problemas más frecuentes nos encontramos con los siguientes:

  • Presencia de documentación duplicada

  • Pérdida de determinados documentos

  • Limitaciones en la capacidad de almacenamiento

  • Fallas en la seguridad


Es cuando una empresa o una institución de diversa índole se da cuenta de estas problemáticas, que comienza a considerar la necesidad de implementar un sistema nuevo de gestión de documentos. Esto tampoco resulta en una tarea sencilla. De hecho, un elemento a tener en cuenta antes de elegir un sistema de gestión documental tiene que ver con la tipología de la empresa. Esto se debe a que algunas empresas requerirán de documentación almacenada en imágenes y videos, otras de documentación ofimática, entre otras alternativas.


Implementación de un sistema de gestión digital


Si bien las problemáticas mencionadas para la elección de un sistema de gestión digital de documentos son ciertas, muchos son los motivos por los que es necesario:


  • Evita la pérdida de la documentación debido a que los mismos pasan a estar identificados e integrados en un sistema único

  • Permite la colaboración entre los diversos sectores y organismos que componen la empresa, para que el sistema pueda gestionarse de una manera óptima

  • Permite controlar el acceso y la seguridad de los documentos, impidiendo que accedan a ellos personas que no están autorizadas.

  • Evita la pérdida de tiempo para la recuperación de documentos desorganizados.


En definitiva, un sistema de gestión digital de documentos es la apuesta segura para ganar agilidad en los procesos internos, garantizar el ahorro de tiempo y recursos valiosos para la institución, y para apostar por la sostenibilidad del negocio en la era de la revolución digital.




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